Président
Général (à la retraite) Walter Natynczyk, sous-ministre
Présents
SEAC
Carl Gannon, président national
Jayne Auranen, vice-présidente exécutive nationale (VPEN)
Debi Buell, vice-présidente nationale, Administration centrale de Charlottetown (v.-p.de Charlottetown)
Michelle Bradley, vice-présidente nationale, Région de l’Atlantique (v.-p. de l’Atlantique) Daniel Gaulin, vice-président national, Région du Québec (v.-p. du Québec)
Zarina Khan, vice-présidente nationale, Région de l’Ontario (v.-p. de l’Ontario) Kristin Beauchamp, vice-présidente nationale, Centre de Deer Lodge (v.-p. de Deer Lodge)
Virginia Vaillancourt, vice-présidente nationale, Région de l’Ouest (v.-p. de l’Ouest) Toufic El-Daher, vice-président national suppléant, Région du Québec
Lisa Ellsworth, vice-présidente nationale suppléante, Région de l’Atlantique Anne Howard, adjointe administrative
Direction
Général (à la retraite) Walter Natynczyk, sous-ministre Karen Ellis, sous-ministre adjointe
Glynnis French, sous-ministre adjointe par intérim, Ressources humaines et Services ministériels (SMA p.i. RHSM) (absente)
Sue Foster, sous-ministre adjointe, Supervision stratégique et Communications (SMA SSC)
Michel Doiron, sous-ministre adjoint, Prestation des services (SMA PS)
Bernard Butler, sous-ministre adjoint, Politiques stratégiques et Commémoration (SMA PSC)
Charlotte Bastien, directrice générale, Opérations en région (DG OR) Louise Wallis, directrice générale p.i., Ressources humaines (DG p.i. RH) Rachel Gravel, directrice exécutive, Hôpital Sainte-Anne (DE HSA)
Dale Sharkey, directrice générale, Tribunal des anciens combattants (révision et appel) (DG TACRA)
Jonathan O’Keefe, conseiller en relations de travail du Ministère
1. Mot de bienvenue
Le sous-ministre débute en souhaitant la bienvenue au groupe et déclare qu’il est heureux de participer en personne pour la première fois à une réunion du CCPSN avec le SEAC. Il présente Karen Ellis, nouvelle sous-ministre adjointe à ACC. Le sous- ministre informe le groupe que nous sommes maintenant entrés dans une nouvelle ère de gouvernement ouvert, les lettres de mandat données à chaque ministre par le premier ministre Trudeau ayant été communiquées au public. Il indique qu’ACC en est encore à évaluer sa lettre de mandat afin d’établir quelles seront les conséquences pour le personnel et les programmes d’ACC. Il assure au groupe que le Ministère sera à la hauteur des attentes plus élevées à l’égard d’Anciens Combattants Canada. Il termine en soulignant l’importance du travail d’équipe et du partenariat entre SEAC et la direction.
Le président national du SEAC débute en déclarant qu’ACC a récemment traversé une période difficile, mais que l’avenir semble plus radieux. Il ajoute qu’il espère poursuivre le resserrement des relations avec la direction afin de fournir de meilleurs programmes et services à nos vétérans. Il réitère l’engagement du SEAC de collaborer avec la direction dans le meilleur intérêt de tous.
2. Adoption du procès-verbal et examen des mesures de suivi de la réunion du 22 avril 2015.
Le procès-verbal de la réunion du 22 avril 2015 est adopté.
3a. Comptes rendus des secteur
Ressources humaines et Services ministériels
La DG p.i. RH transmet les excuses de la SMA p.i. RHSM, qui n’a pas pu venir.
La DG p.i. RH indique qu’on a terminé la préparation des Normes nationales de sécurité
– Bureaux de secteur et que les mises à niveau nécessaires sont en cours dans les bureaux prioritaires. Elle ajoute que des travaux importants ont été effectués pour améliorer la stabilité et le rendement de l’infrastructure de bureau virtuel. Cela a permis de doubler la puissance de traitement de chaque bureau virtuel, de normaliser les postes de travail dans les CISP et d’améliorer le rendement des applications, tel que celle du RPSC.
La DG p.i. RH annonce que la formation sur GCDocs se poursuit dans l’ensemble d’ACC et qu’on compte maintenant 758 utilisateurs qualifiés. Le but est de former tous les utilisateurs d’ici mars 2016. Elle indique aussi que la mise en œuvre de l’Initiative de transformation des services de courriel, qui prévoit le transfert de tous les employés du gouvernement à un système unique de services de courriel (user@canada.ca), aura lieu du 29 novembre au 18 décembre 2015 à ACC.
La DG p.i. RH conclut en déclarant que le processus du Plan des activités intégré (PAI) pour 2016-2017 est en cours au sein d’ACC. Le processus assurera qu’un financement adéquat sera alloué pour appuyer les objectifs opérationnels de base ainsi que les objectifs du plan stratégique quinquennal. On communiquera le plan aux employés lorsqu’il sera prêt.
La v.-p. de l’Ouest indique qu’il y eu beaucoup de roulement au sein du personnel des Ressources humaines (RH) dernièrement ce qui a entraîné dans certains cas un manque de suivi dans les dossiers. Elle ajoute qu’en raison des changements récents, elle ne sait plus avec qui communiquer pour certains dossiers. La DG p.i. RH convient qu’il y a eu du roulement au sein des RH et se dit également préoccupée par le suivi. Elle indique qu’un nouveau directeur des opérations nationales des RH a récemment été embauché et qu’on procède à un examen de l’ensemble des services.
La v.-p. de l’Ontario adresse des félicitations à Mitch Freeman, directeur général de Technologie de l’information et Gestion de l’information et d’Administration. Elle lui a fait part de ses préoccupations à l’égard de l’infrastructure de bureau virtuel lorsqu’elle l’a rencontré à une conférence de Bureau de services juridiques des pensions Canada (BSJP), à Charlottetown. Il a fait un suivi auprès d’elle trois jours plus tard pour savoir si ses problèmes avaient été réglés et il continue d’appeler régulièrement pour s’assurer que les choses vont mieux.
Mesure de suivi : La DG p.i. RH fournira au SEAC l’organigramme mis à jour de la répartition des responsabilités des tâches au sein d’Opérations des RH.
Mesure de suivi : La DG p.i. RH fournira au SEAC les organigrammes organisationnels mis à jour.
Mesure de suivi : La DG p.i. RH confirmera qu’un gestionnaire ne peut plus modifier une évaluation du rendement une fois que l’employé l’a signée.
Prestation des services
Le SMA PS débute
en soulignant le travail acharné accompli par le personnel sur le terrain
pendant la Semaine des vétérans. Il félicite le SEAC de la passion et du
dévouement dont ont fait preuve ses membres à l’occasion des cérémonies de
commémoration qui se sont déroulées dans tout le pays. Il souligne aussi tout
le travail abattu par le personnel de l’ensemble du pays pour réduire
l’arriéré. On s’était fixé comme objectif en juillet de traiter pour la fin
août 5 505 demandes de prestations d’invalidité datant de plus de 16 semaines;
l’objectif a été atteint. Il indique que le Secteur continue d’étudier la
simplification de la procédure de demande afin de la rendre plus efficiente
pour les vétérans.
Le SMA PS déclare qu’il collabore avec diligence avec les RH pour doter les postes dans les régions. Il a rencontré hier 40 nouveaux employés à Montréal (huit gestionnaires de cas et 32 agents des services aux clients). Des processus de nomination sont en cours afin de pourvoir les postes vacants qui restent. On offrira des occasions de formation à tout le personnel, les recrues comme les employés déjà en poste, afin de s’assurer qu’ils ont les compétences nécessaires pour s’acquitter de leurs fonctions dans l’excellence.
La v.-p. de l’Atlantique déclare qu’elle est heureuse qu’on examine les prestations d’invalidité car elle se désole de voir le Ministère se retrouver constamment avec des arriérés. Elle demande à quelle étape en est l’examen. Le SMA PS indique qu’il en est aux premiers stades. Le Secteur de la PS collabore en ce moment avec les Politiques pour établir où se trouve le goulot d’étranglement et comment l’éliminer tout en demeurant attentionnés et en faisant preuve de compassion et de respect à l’égard des vétérans.
La v.-p. de l’Ouest demande si les recrues sont des employés nommés pour une période indéterminée et si on planifie la relève des employés qui partiront bientôt à la retraite. Le SMA PS répond qu’il s’agit bien d’employés nommés pour une période indéterminée, mais qu’il y a eu des mutations au sein de postes existants (intérimaires, remplaçants, etc.). Il ajoute qu’il tente en ce moment d’établir des bassins enfin d’embaucher le personnel qui a été autorisé jusqu’à présent, et qu’il espère aussi établir des bassins de candidats préqualifiés pour les prochains postes à pourvoir, les statistiques indiquant un taux de roulement d’environ 10 % par année.
Le président national du SEAC demande les statistiques démographiques des gestionnaires de cas et des agents des services aux clients. La DG OR répond qu’on les aura bientôt dans le cadre du processus du PAI.
Mesure de suivi : Le SMA PS transmettra au SEAC copie de l’étude démographique qu’on prépare sur les gestionnaires de cas et les agents des services aux clients dans le cadre du processus du PAI, dès qu’elle sera prête.
Politiques stratégiques et Commémoration
Le SMA PSC débute en soulignant le travail accompli par le personnel de Commémoration au cours de la récente Semaine des vétérans. Il ajoute qu’on se prépare maintenant aux prochains événements, à Beaumont-Hamel en 2016 et à Vimy en 2017, qui exigeront énormément de travail.
Le SMA PSC indique qu’il s’agit d’une période exaltante pour la direction générale des Politiques. L’équipe s’affaire à mettre en œuvre les engagements contenus dans la lettre de mandat du ministre, qui a récemment été communiquée au Ministère. Il ajoute que l’équipe du projet Vétérans 20/20 connaît une période tout aussi exaltante en transformant le plan stratégique quinquennal en mesures concrètes tout en gardant à
l’esprit les piliers de l’excellence du service et les politiques axées sur les vétérans et en comblant les écarts.
Supervision stratégique et Communications
La SMA SSC indique qu’une des principales fonctions du nouveau secteur est d’assurer la supervision stratégique et la coordination des priorités internes et externes avec les organismes centraux, les autres ministères et les intervenants. Elle ajoute qu’assurer des communications ouvertes et transparentes est une autre fonction majeure du Secteur, qui devient primordiale avec l’arrivée du nouveau gouvernement. La direction générale des Communications a la responsabilité d’assurer des communications ouvertes tout préservant la confidentialité des documents du Cabinet. Le Secteur participe activement avec la Prestation des services à l’amélioration des services et leur efficacité accrue pour les vétérans.
Le SEAC demande que la SMA SSC veille à ce que les intervenants, tel que les syndicats et ceux qui exécutent les programmes, soient consultés dans le cadre de l’examen de la prestation des services. La SMA SSC confirme qu’ils le seront.
Le président national du SEAC demande à être invité au prochain Sommet des intervenants, ce que le sous-ministre accepte.
Mesure de suivi : Le président national du SEAC sera invité au prochain Sommet des intervenants.
3b. Compte rendu du TACRA
La DG TACRA présente les excuses de M. Tom Jarmyn, président intérimaire du TACRA, qui n’a pas pu venir.
La DG TACRA indique qu’on continue à progresser vers les objectifs stratégiques et qu’on s’affaire à modifier les méthodes de travail. La collaboration avec le Bureau de services juridiques des pensions (BSJP) se poursuit afin de moderniser le vieux système de programmation des audiences et le personnel participe aux changements. Le TACRA a pris l’engagement interne d’utiliser moins de papier et espère passer à un processus sans papier d’ici l’été de 2016. Elle termine en annonçant que le TACRA terminera sous peu son évaluation de programme et communiquera les résultats au personnel dès que ce sera fait.
4. Compte rendu de l’Hôpital Sainte-Anne
La DG p.i. RH informe le groupe qu’une lettre en date du 21 octobre 2015 de Michel Fontaine, sous-ministre de la Santé et des Services sociaux du Québec, confirme que la date du transfert sera le 1er avril 2016. On a donc distribué le 2 novembre 2015 les lettres d’offre de la province de Québec et les lettres aux employés touchés. Une réunion sur le réaménagement des effectifs et la diversification des modes de prestation des services a eu lieu le 28 octobre 2015 afin d’étudier les lettres avec les agents de négociation avant que leurs membres les reçoivent. On a organisé des séances à l’intention des employés après la distribution des lettres afin de les aider à comprendre les choix qui leur étaient offerts. La DE HSA ajoute que les RH ont rencontré chacun des employés après la distribution des lettres et qu’on prévoit d’autres séances d’information au cours des prochaines semaines afin de répondre aux questions et d’aider le personnel. On planifie en outre la tenue d’un salon sur les finances au cours de la dernière semaine de novembre et d’un salon sur la pension au début décembre. Elle ajoute enfin que quelques-unes des lettres reçues par des employés contenaient de l’information erronée qu’on y apporte en ce moment des corrections.
Le v.-p. du Québec déclare que les employés de l’HSA ont vécu beaucoup d’émotions au cours de la journée du 2 novembre. Il signale qu’il reçoit régulièrement des appels de membres qui ont de la difficulté à prendre une décision et souligne que la date limite pour prendre une décision tombe à un mauvais moment, tout près de la fête de Noël. Il ajoute que les employés sont aussi assez inquiets de retards possibles du versement de la paye en raison du transfert à la province et demande si ACC pourrait envisager de verser les indemnités de départ des employés le 1er avril 2016 afin de compenser pour tout retard possible. Le v.-p. du Québec fait part d’autres inquiétudes relativement à la qualité du service après le transfert et au maintien des droits syndicaux après le 1er avril 2016.
La DG p.i. RH répond que la date limite pour prendre une décision est dictée par les conventions collectives, mais s’engage à effectuer un suivi pour établir si on pourrait offrir plus de souplesse aux employés. Elle ajoute qu’elle collaborera avec les services de la rémunération pour que le traitement des paiements se fasse dès que possible et qu’ACC a formé un comité pour s’assurer que les vétérans recevront le niveau de qualité des services qui a été négocié dans l’accord de transfert. La DE HSA indique pour sa part que les membres de son personnel feront tout en leur possible pour aider les employés à prendre une décision et tiendront sur demande des séances individuelles avec les employés.
La v.-p. de l’Ouest demande si on accordera aux employés ayant reçu de l’information erronée dans la lettre du 2 novembre un délai supplémentaire pour prendre leur décision. La DE HSA indique que ces employés ont reçu une nouvelle lettre le
17 novembre et la DG p.i. RH ajoute qu’elle effectuera un suivi afin d’établir s’il est possible en vertu des conventions collectives d’accorder une prolongation à ces employés.
Le sous-ministre confirme qu’une copie de l’accord de transfert avait été envoyée au président national du SEAC, qui devrait la recevoir sous peu.
Mesure de suivi : ACC étudiera la possibilité de verser les indemnités de départ aux employés de l’HSA le 1er avril 2016 pour faire le pont entre les périodes de paye du gouvernement fédéral et du gouvernement provincial.
Mesure de suivi : ACC établira s’il est possible de prolonger le délai de 60 jours que les employés ont pour prendre la décision d’accepter l’offre d’emploi de la province de Québec.
Mesure de suivi : ACC établira si les employés ayant reçu des lettres modifiées peuvent bénéficier d’une prolongation du délai de 60 jours pour prendre la décision d’accepter l’offre d’emploi de la province de Québec.
- Compte rendu sur le budget ministériel
La directrice générale des Finances (DG Finances) se joint à la réunion par téléconférence pour ce point. Elle indique qu’ACC a terminé l’exercice 2014-2015 avec un report de 10,4 M$ en fonds de fonctionnement. Ces fonds servent à couvrir des augmentations futures consenties dans le cadre des négociations collectives et permettent à ACC de s’occuper d’autres priorités ministérielles non financées.
Elle ajoute que, au 5 novembre 2015, le budget du Ministère pour l’exercice 2015-2016 était de 3,56 G$, ce qui comprend les fonds obtenus dans le cadre du budget supplémentaire des dépenses. Il est important de souligner que ces fonds ne comprennent pas le financement associé aux nouvelles initiatives de dotation récemment annoncées. Le Parlement doit encore autoriser officiellement ces dépenses salariales.
La DG Finances indique que le budget du Ministère est serré et qu’il ne dispose que de 212 M$ pour ses opérations quotidiennes, soit à peine 6 % de l’ensemble du budget.
De ce montant, 73 % servent à financer les salaires et avantages sociaux du personnel. Il y a peu de marge pour les dépenses discrétionnaires. ACC a préparé un plan d’activités intégré (PAI) pour 2015-2016 afin d’harmoniser les ressources financière avec les activités hautement prioritaires et/ou les nouvelles pressions.
La v.-p. de l’Ouest demande qu’on transmette au SEAC une copie de l’exposé de la DG Finances.
Mesure de suivi : La DG Finances fera parvenir une copie de son exposé au SEAC.
- Service central de traitement du courrier de Matane – Balayage
Le SMA PS indique que plusieurs des problèmes qui se sont présentés par le passé ont été réglés et que des rencontres régulières ont lieu avec le Service central de traitement de courrier (SCTC) de Matane même si celui-ci respecte maintenant les délais de traitement. Il ajoute que le SCTC a reçu des fonds pour huit (8) postes CR-04 nommés pour une période indéterminée et que des processus de nomination ont débuté pour la dotation de ces postes.
La v.-p. de l’Atlantique mentionne quelques problèmes qui persistent. Elle indique que les employés trouvent que l’onglet de l’imagerie documentaire du RPSC n’est pas convivial et ne facilite pas la recherche. Lorsque les délais sont serrés, il est impératif de pouvoir trouver les formulaires rapidement. Elle demande au SMA PS d’étudier l’ajout d’une « recherche par mot-clé ». Elle déclare aussi que le balayage de chaque document génère une triple activité. Cela génère du travail supplémentaire car chaque personne recevant l’activité doit établir si elle la concerne. Enfin, elle indique que la correspondance papier, qui était triée et classée par le personnel de l’administration, est maintenant sous forme de dossiers électroniques que les ASC doivent classer puisque le personnel de l’administration n’a pas accès au RPSC. Le SMA PS répond que les arbitres lui ont déjà fait part des problèmes de facilité de recherche et qu’il collabore activement avec le SCTC pour faire coder l’information. Il s’engage à effectuer un suivi sur les triples activités et sur l’accès au RPSC du personnel de l’administration.
Mesure de suivi : Le SMA PS vérifiera le processus de balayage qui entraîne la génération de triples activités.
Mesure de suivi : Le SMA PS vérifiera si on peut donner accès au RPSC au personnel de l’administration afin d’aider les ASC dans le tri/le classement du courrier.
- Vétérans 20/20 : Milieu de travail de choix
La DG p.i. RH annonce qu’on a mis au point le plan d’action du Milieu de travail de choix en utilisant les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2014. On a cerné les secteurs d’amélioration et établi, à la suite des consultations auprès des employés, les priorités de l’an un, qui sont les suivantes : participation des employés, visibilité de la haute direction, stabilisation de la dotation, délégation des pouvoirs, reconnaissance, investissement dans l’apprentissage ainsi que dans la santé physique et mentale des employés. Le lancement du plan a officiellement eu lieu sur ACC – Infos du jour en septembre 2015.
La v.-p. de l’Ouest souligne que, bien que le personnel reçoive des courriels sur la santé mentale et la gestion du stress, l’environnement de travail et l’absence de soutien pour l’équilibre entre travail et vie personnelle ont des conséquences nuisibles pour le personnel. Elle déclare que certains employés peuvent profiter d’événements tels que la Semaine de l’équité en matière d’emploi alors que d’autres ne le peuvent pas en raison de l’endroit où ils travaillent. Elle ajoute que le personnel des Opérations en région est dévasté par le changement à la politique régissant les pauses et les heures de repas. Ils ne peuvent plus les combiner et ils ne peuvent parfois pas prendre leur pause de 15 minutes en raison des besoins opérationnels qui sont souvent pas suffisantes pour aller chercher un café ou un peu d’air frais. Il semble exister un manque d’uniformité de son application dans l’ensemble du pays. Elle souligne enfin qu’on constate une augmentation de l’intimidation et du harcèlement à travers le pays, et que certains cas sont le fait de gestionnaires.
Le sous-ministre répond qu’il prend ces commentaires très au sérieux à titre de champion de la santé mentale d’ACC. Il assure au SEAC qu’il est là pour écouter les préoccupations des employés et que les doléances qu’il a entendues au cours de sa première visite de deux bureaux (Halifax et Ottawa) à titre de sous-ministre sont la principale raison pour laquelle ACC a récemment reçu 309 nouvelles ressources. Il ajoute que la convention collective énonce que les employés doivent faire une journée de travail de 7,5 heures et qu’il a donné aux SMA et aux autres de la latitude pour travailler dans le cadre de la convention collective : déléguer, habiliter, faire confiance. Il demande au SEAC de lui indiquer dans quels bureaux le harcèlement se produit afin qu’il puisse travailler à l’éliminer et il affirme qu’il n’acceptera pas d’avoir une part de responsabilité dans cette situation.
Le président national SEAC déclare qu’ACC demande aux travailleurs de première ligne de faire preuve de souplesse; en retour, il demande que la direction donne une certaine latitude au personnel. Il répète les allégations faites par la v.-p. de l’Ouest et demande qu’ACC trouve un aménagement dans la convention collective pour permettre aux employés de combiner les pauses et l’heure du repas. Le SMA PS répond qu’ACC a reçu une interprétation du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur cette question. Il signale qu’il ne s’agit pas d’une situation particulière à ACC et que tous les ministères de la fonction publique doivent observer la même interprétation. Il fait aussi écho aux commentaires du sous-ministre en demandant qu’on les informe, lui et les autres SMA, des problèmes d’intimidation et de harcèlement au sein de leurs secteurs afin qu’ils puissent les régler sans délai.
Le SMA PS et le président national du SEAC conviennent de poursuivre la conversation à propos des pauses et des heures de dîner.
Mesure de suivi : Le SMA PS et le président national du SEAC organiseront une réunion afin de poursuivre la discussion sur la combinaison des pauses et des heures de repas.
- Compte rendu sur l’étude de rentabilité de l’excellence du service
Le SMA PS déclare que, comme tout le monde le sait, ACC embauche. ACC vise à embaucher 309 nouvelles ressources nommées pour une période indéterminée. On embauché à ce jour 57 nouveaux gestionnaires de cas et 29 nouveaux agents des services aux clients. Bien qu’on ait épuisé les candidatures résultant du premier processus de nomination des gestionnaires de cas, un second processus a été lancé pour en trouver 48 de plus d’ici le 1er avril 2016.
Le président national du SEAC demande des éclaircissements sur la récente annonce du gouvernement libéral de 400 nouveaux employés pour ACC. Il demande s’il s’agit de 400 nouveaux postes s’ajoutant aux 309 postes déjà annoncés. Le sous-ministre répond qu’il n’en est pas sûr pour le moment, car le personnel continue d’analyser et d’interpréter la lettre de mandat d’ACC. Il signale que la lettre de mandat indique clairement que neuf (9) bureaux d’ACC rouvriront. Le président national du SEAC ajoute que les vétérans s’attendent à ce que le Ministère embauche les 309 employés initialement annoncés et les 400 autres, et qu’ils seront offusqués dans le cas contraire.
La v.-p. suppléante de l’Atlantique demande si les exigences relatives aux études des postes de gestionnaire de cas ne sont pas trop élevées. Elle demande si on les modifiera au cas où ACC ne réussirait pas à trouver un plus grand nombre que les 48 nouveaux gestionnaires de cas. Le SMA PS répond qu’il étudie plusieurs options afin de doter les postes, y compris des bassins, le Forces armées canadiennes (CAF), le recrutement ciblé et les programmes d’apprentissage. Il indique que son but est de trouver davantage que les 48 gestionnaires de cas dont il a besoin maintenant afin de planifier de manière proactive la relève. La v.-p. suppléante de l’Atlantique ajoute que certains agents des services aux clients ont été déçus de ne pas pouvoir satisfaire aux exigences relatives aux études des postes de gestionnaire de cas et se dit heureuse qu’on envisage des programmes d’apprentissage. Le SMA PS répond que le programme en est présentement au stade de la planification et qu’on étudiera au cas par cas la situation de chaque employé à l’avenir.
9. Compte rendu sur le SFTDSS de Medavie
Le SMA PS informe le groupe que le nouveau contrat avec Medavie a débuté le 1er août 2015. On comptait, au 31 octobre 2015, 7 200 clients inscrits, ce qui dépasse les prévisions d’adhésion. Nous continuons de nous efforcer d’améliorer le système et nous recevons une rétroaction très favorable des vétérans jusqu’à présent.
La v.-p. de l’Atlantique déclare que le plus grand changement pour le personnel sur le terrain est qu’il ne peut plus générer ses propres numéros d’autorisation, dont les fournisseurs ont besoin lorsqu’ils présentent une facture. Croix Bleue doit générer les autorisations dans les 48 heures, mais dans certains cas, le processus prend jusqu’à une semaine et Croix Bleue n’avise pas le Ministère lorsque le numéro a été généré. Elle fait part d’une préoccupation supplémentaire à l’effet qu’il faut améliorer le système de Prestations et services de santé en direct. En raison de facteurs relatifs à la protection des renseignements personnels, il faut envoyer à Matane les documents qu’on doit verser au dossier pour les numériser avant de les téléverser; le résultat est une imagerie de très mauvaise qualité et des retards indus.
Le SMA PS répond qu’il effectuera un suivi sur la question du système de Prestations et services de santé en direct ainsi que sur celle de la génération des numéros d’autorisation par Croix Bleue. Il déclare qu’on lui avait dit que les autorisations étaient générées dans les délais. Il souligne de nouveau le rôle important que jouent les agents des services aux clients au sein d’ACC et, qu’à son avis, ce rôle augmentera au sein de l’équipe interdisciplinaire plutôt que de diminuer. Le sous-ministre fait écho aux commentaires du SMA PS relativement aux agents des services aux clients et déclare qu’il travaille à la délégation du processus décisionnel le plus près des premières lignes qu’il le pourra : déléguer, habiliter, faire confiance.
Le président national du SEAC ajoute qu’il aimerait qu’on fasse appel aux agents des services aux clients dans le cadre du programme de sensibilisation d’ACC. Il indique qu’ils sont bien placés pour ouvrir le dialogue avec les vétérans et leur faire utiliser les services d’ACC. Le sous-ministre déclare qu’il est réceptif à toute aide que les agents des services aux clients peuvent apporter pour combler le fossé et s’assurer qu’ACC joigne 100 % des personnes quittant les Forces armées canadiennes.
Le v.-p. suppléant du Québec exprime sa déception quant à l’absence de pouvoir qu’ont les agents des services aux clients relativement aux autorisations. Il déclare que Croix Bleue n’a pas le même dévouement et doit améliorer le service qu’elle fournit à ACC. Il invite la direction à redonner aux agents des services aux clients les mêmes pouvoirs que par le passé.
Mesure de suivi : Le SMA PS examinera les limites du système de Prestations et services de santé en direct.
Mesure de suivi : Le SMA PS effectuera un suivi pour établir si Croix Bleue respecte les délais fixés pour la génération des numéros d’autorisation.
- Compte rendu sur le plan d’action faisant suite aux consultations relatives à la prestation des services
Le SMA PS déclare qu’un dialogue à l’échelle du secteur s’est ouvert et que des consultations avec le personnel ont eu lieu à l’occasion de 32 séances tenues dans 20 villes de février à avril 2015. Les consultations ont porté sur les travailleurs de première ligne et leurs besoins. Les principaux problèmes soulevés comprenaient le manque de ressources, des programmes et des politiques trop complexes et la nécessité de communications efficaces. On élabore, à partir des résultats des consultations, une orientation stratégique du secteur à l’intention du personnel qui aura des liens avec le plan d’action. Le SMA PS offre de fournir au SEAC toute l’information sur les résultats des consultations. Le sous-ministre ajoute que ce projet fait suite à ce que les employés de tout le pays avaient dit et réitère l’engagement de la direction à écouter les employés.
La v.-p. de l’Ouest fait part de ses inquiétudes à propos du programme pilote de centralisation des agents des services aux clients. Elle déclare que la centralisation a entraîné de longs retards et nuit au moral des agents des services aux clients. Elle ajoute que les agents sont fatigués de s’excuser auprès des clients au nom d’ACC et presse le Ministère de réétudier la centralisation.
Le sous-ministre déclare qu’il est prêt à réétudier le modèle de la centralisation afin de trouver l’approche qui assurera le meilleur service à nos vétérans. Le SMA PS ajoute qu’il réétudiera le programme pilote et demande au SEAC de faire part de ce genre des préoccupations dès que possible, sans attendre les réunions nationales semestrielles.
Mesure de suivi : ACC organisera à l’intention du SEAC une séance d’information sur les résultats des consultations relatives à la prestation des services.
Mesure de suivi : ACC réétudiera le programme pilote de centralisation des ASC à la lumière des préoccupations soulevées par le SEAC.
- Compte rendu sur le processus annuel de suivi du PAAC
Le SMA PS commence par s’excuser de l’absence de consultations avant l’annonce par le ministre du nouveau modèle du PAAC à la Chambre des communes. La surveillance du nouveau programme se fera en adoptant un point de vue axé sur les vétérans afin d’établir s’il atteint ses objectifs.
La v.-p. de l’Atlantique fait part de ses préoccupations relativement au nouveau système du PAAC. On convient qu’elle fournira au SMA PS des exemples précis après la réunion afin qu’il effectue un suivi.
Mesure de suivi : Le SMA PS effectuera un suivi relativement aux problèmes du PAAC dont la v.-p. de l’Atlantique lui fera part.
- Compte rendu sur le système de traitement de la paye Phénix
La DG p.i. RH annonce que, depuis le 26 octobre 2015, tous les dossiers de paye d’ACC (sauf ceux de l’HSA) ont été transférés au Centre des services de paye de la fonction publique de Miramichi (Nouveau-Brunswick). Elle ajoute que la date révisée de la mise en œuvre de Phénix, le nouveau système de traitement de la paye du gouvernement du Canada, est maintenant le 24 février 2016. Une formation sera offerte en temps opportun aux gestionnaires et aux employés par l’École de la fonction publique du Canada avant le déploiement de Phénix.
La v.-p. de Charlottetown félicite les conseillers en rémunération d’ACC pour leur excellent travail au fil des ans, commentaire auquel s’associe la DG p.i. RH.
Le v.-p. du Québec signale que le versement de la rémunération d’intérim de certains de ses membres connaît de longs retards. La DG p.i. RH répond que le Ministère a retenu les services de deux conseillers en rémunération chevronnés pour régler les problèmes avec le Centre des services de paye. Elle demande au v.-p. du Québec de fournir les cas dont il parle aux RH pour le suivi.
Mesure de suivi : La DG p.i. RH effectuera un suivi des cas des employés qui subissent de longs retards dans le versement de leur rémunération d’intérim.
Nota : On
n’aborde pas les points 13 à 17 de l’ordre du jour parce qu’on en a déjà
indirectement discuté au cours de la réunion.
18. Représentation du BSJP aux réunions du CCPSN
La DG p.i. RH confirme la présence du directeur exécutif et chef avocat-conseil du Bureau de services juridiques des pensions à la prochaine réunion.
Mesure de suivi : ACC veillera à ce que le directeur exécutif et chef avocat-conseil du Bureau de services juridiques des pensions assiste à la prochaine réunion du CCPSN.
Le sous-ministre met fin à la réunion en rappelant à tous ceux se trouvant autour de la table qu’il ne coûte rien de donner un exemple positif.