Compte rendu de la réunion Comité consultatif patronal-syndical national (CCPSN) d’Anciens combattants (AC) et du Syndicat des employé(e)s des anciens combattants (SEAC)

Le jeudi 10 avril 2014

Président :

Yvan Thauvette, président national du SEAC

Présents :

SEAC

Yvan Thauvette Kim Coles

Debi Buell Michelle Bradley Daniel Gaulin Jayne Auranen Bonnie Heidt Pat Mason

Ray Bailey Anne Howard

Direction Mary Chaput John Larlee Michel Doiron

Glynnis French

Lieutenant-général Walter Semianiw Don Love

Charlotte Bastien Rachel Gravel David Robinson

Monique Pendergast

1. Mot de bienvenue

Le président commence la réunion en souhaitant la bienvenue à tous les participants et en affirmant qu’il s’agit de la dernière réunion du CCPSN qu’il préside, puisqu’il prend sa retraite à l’automne.

La sous-ministre félicite M. Thauvette relativement à sa retraite prochaine. Elle annonce les récents changements au sein de la direction : Michel Doiron, au poste de sous- ministre adjoint, Prestation des services (SMA PS) et Glynnis French, qui remplace Charlotte Stewart en tant que sous-ministre adjointe, Ressources humaines et services ministériels (SMA RHSM). Elle annonce aussi que le directeur général des Ressources humaines (DGRH), Don Love, prendra sa retraite en septembre 2014.

2. Approbation du compte rendu et examen des mesures de suivi de la réunion du 26 septembre 2013

Le compte rendu est approuvé sans modifications. Toutes les mesures de suivi ont été exécutées.

3. Le point sur l’Hôpital Sainte-Anne

La SMA RHSM indique que les négociations sont en cours et que les discussions se sont poursuivies durant les élections au Québec. Anciens Combattants Canada (ACC) attend de connaître le nouveau ministre de la Santé et prévoit que le transfert sera terminé d’ici la fin de 2014.

La directrice exécutive, Hôpital Sainte-Anne (DE, HSA) ajoute qu’elle espère une accélération des activités puisque les retards ont un impact sur les ressources. Certains employés sont partis, mais l’hôpital continue son processus de recrutement et se concentre sur ce qui se produira le jour suivant le transfert de façon à bénéficier d’un effectif complet et d’être opérationnel. Ils ont travaillé en collaboration avec Logibec, l’entreprise choisie par le Québec pour mettre en place le système administratif et clinique.

Y. Thauvette soulève un incident qu’il n’a pas apprécié. Il avait envoyé un courriel à M. Jacques Fauteux, le chef de cabinet du ministre Fantino. Le courriel a été distribué aux participants, y compris à M. Richard Neville. Le message, qui portait sur des problèmes liés aux langues officielles, a été envoyé à Jacques Fauteux, et pas à un groupe de personnes qu’il ne connaissait pas. Après la communication du courriel, M. Neville a communiqué avec M. Thauvette pour lui faire part de son mécontentement. M. Thauvette a déclaré qu’ils devraient pouvoir communiquer ensemble sans passer par le bureau du ministre.

La sous-ministre répond qu’ACC peut examiner le protocole de communication entre le SEAC et lui.

D. Gaulin parle du réseau de counseling du syndicat qui a été mis en place vers la fin de novembre 2013. Dix membres du syndicat ont été formés afin d’être des personnes- ressources pour aider les employés de l’Hôpital Sainte-Anne, en raison des hauts niveaux d’anxiété et d’insécurité.

La sous-ministre souligne que l’intervention précoce est utile, particulièrement des pairs, et que ce réseau semble utile et sain.

D. Gaulin mentionne que le syndicat représente 600 membres à l’Hôpital Sainte-Anne. Tandis que le transfert approche, il est plus important que jamais de communiquer aux employés toutes les décisions qui influent sur leurs conditions de travail. Le syndicat travaille dur pour rassurer les employés et les maintenir en poste. Cependant, il espère que la direction commencera à communiquer davantage avec lui et les employés.

La sous-ministre souligne que le niveau de professionnalisme et le rendement du syndicat sont appréciés. En ce qui concerne la communication de renseignements, la direction pourrait évaluer de quelle façon améliorer les communications et pourrait peut- être organiser plus de séances en personne avec les employés. On ne peut pas communiquer des renseignements détaillés sur les négociations, mais on peut faire le point sur le processus et les échéances prévues après les élections.

Mesure de suivi : La sous-ministre, la SMA, RHSM et la DE, HSA doivent discuter du moment où on pourrait avoir des conversations plus étoffées et feront un compte rendu au SEAC.

4a).     Le point sur les secteurs

Ressources humaines et services ministériels (RHSM)

La SMA, RHSM présente les mises à jour suivantes :

• ACC est un chef de file au sein du gouvernement du Canada en ce qui concerne le bureau de travail virtuel, qui changera la façon dont les systèmes de technologie de l’information sont alimentés. Durant la migration, le système d’exploitation des utilisateurs passera de Windows XP à Windows 7.
• Le gouvernement du Canada met en place un nouveau système de stockage des dossiers appelé GCDocs. ACC et d’autres ministères adopteront ce système. Il y aura de la formation, et les employés devront modifier leurs protocoles de travail.
• La transition du système de courriel de GroupWise à un système de courriel électronique Outlook aura lieu à la fin de l’automne.

B. Heidt mentionne que le bureau de travail virtuel est en place à Regina et qu’il s’agit d’une réelle amélioration.

M. Bradley parle du passage de Corel WordPerfect à Microsoft Word et précise qu’il n’y a pas eu de formation sur la façon de fusionner des lettres et de faire des enveloppes.

Mesure de suivi : Le DGRH réfléchira à la prestation d’une formation sur MS Word, surtout en ce qui concerne la fusion de documents et les enveloppes.

• Auranen suggère d’offrir une formation en temps opportun sans attendre plusieurs mois lorsqu’un nouveau système ou un nouveau programme est mis en œuvre.

• Coles soulève des préoccupations en ce qui concerne le transfert prévu de la Rémunération à Miramichi et l’énorme charge de travail du personnel de la Rémunération. Elle précise que, en raison du retard de l’approbation des mesures de dotation par le Comité des RH/Finances (RH/Finances), des employés sont sur le point d’être rayés de l’effectif et il faudra ensuite les réintégrer dans le système.

• Auranen mentionne que certains employés occasionnels ne sont pas payés pendant jusqu’à deux mois parce que les documents ne sont pas traités en temps opportun. L’effectif des unités de Rémunération est réduit à son strict minimum, et les conseillers en rémunération pleurent dans les bureaux parce que leur charge de travail est trop lourde. De plus, on ne leur fournit pas de renseignements fiables quant à savoir ce qui les attend. Elle demande à quel moment les comptes commenceront à être transférés à Miramichi et à quel moment le transfert sera terminé.

Le DGRH répond qu’il ne savait pas que des employés étaient payés en retard et qu’il travaille avec la directrice des Opérations nationales des RH pour s’assurer qu’il y a un nombre approprié d’employés au sein des unités de Rémunération. ACC en est à la troisième phase de transfert à Miramichi et les comptes de paie seront transférés en 2015. Le système de paie est très compliqué, et il est difficile de trouver des personnes qualifiées pour faire ce travail. Cependant, il y a certaines options comme l’impartition du traitement de certains comptes de paie à un fournisseur externe par le truchement de TPSGC. Il s’agit cependant du dernier recours. La directrice des Opérations nationales des RH et son personnel procèdent à une évaluation des besoins pour déterminer combien d’employés il faut pour qu’ACC tienne jusqu’à la fin de 2015.

• Coles souligne que, en raison des modifications redditionnelles et organisationnelles, il est difficile ne serait-ce que de tenir des réunions des CCSP locaux. Elle demande aussi quand une formation sur les relations de travail sera offerte dans la région de l’Ouest.

Le DGRH répond que la formation sur les relations de travail sera offerte dans l’Ouest au cours des prochains mois.

K. Coles ajoute aussi que, avec les généralistes des RH, les employés responsables des relations de travail sont les plus occupés, mais qu’ils ne sont pas tous aussi à l’aise et n’ont pas tous la même expérience en ce qui concerne les relations de travail. Il y a eu certains problèmes liés à la gestion des griefs.

J. Auranen et B. Heidt décrivent des incidents où le processus de règlement des griefs n’a pas bien été suivi et ajoutent que le problème était un manque d’expérience. On mentionne aussi que l’agent de négociation n’a pas reçu de liste mise à jour des consultants en RH et de leur domaine d’expertise depuis près d’un an.

Mesure de suivi : Le DGRH doit fournir au SEAC une liste mise à jour des consultants en RH.

M. Bradley parle des délais serrés touchant la formation sur la gestion du rendement et ajoute qu’un plus long préavis serait apprécié.

Le DGRH répond que d’autres dates ont été ajoutées pour cette formation. Prestation des services (PS)

Le SMA PS présente les mises à jour suivantes :

• De façon générale, PS respecte ses normes de service, que ce soit au Réseau national des centres d’appels (RNCA), aux Décisions relatives aux pensions ou d’autres secteurs.
• À l’avenir, PS tentera d’améliorer ses services à la clientèle, puisqu’un formulaire de 18 pages n’est pas acceptable.
• PS a reçu des fonds dans le cadre du dernier budget pour travailler sur Mon dossier ACC.

J. Auranen souligne que de plus en plus de clients tentent d’utiliser Mon dossier ACC. Cependant, ils ouvrent une session puis appellent le RNCA pour vérifier s’ils ont bien fait les choses. Même si Mon dossier ACC peut aider certaines personnes, cela double le travail du RNCA. De plus, le formulaire de 18 pages n’inclut pas tous les formulaires requis.

B. Heidt indique que, dans le compte rendu de la réunion précédente du CCSPN, Le SMA PS a dit qu’examiner la charge de travail des agents des services aux clients (ASC) allait être une priorité et que de nouveaux ASC seraient embauchés dans certaines régions. Elle aimerait avoir une mise à jour quant à savoir si des ASC ont été embauchés au Canada.

Le SMA PS répond qu’on examine la charge de travail des ASC et des gestionnaires de cas, qu’on juge toutes les deux préoccupantes.

La directrice générale, Opérations en région (DG, OR) répond que l’approbation a été reçue relativement à l’embauche d’ASC dans certaines régions.

Mesure de suivi : La DG, OR doit fournir au SEAC le nombre de postes d’ASC dont l’embauche a été approuvée de septembre 2013 à la fin de mars 2014 et les emplacements visés.

B. Heidt travaille à Regina et affirme qu’il y a là une crise. En examinant l’outil de répartition de la charge de travail des ASC, on constate que le nombre d’anciens combattants par ASC va de 674 jusqu’à 2 100 à Regina. Ils ont demandé d’embaucher du personnel neuf fois sans recevoir sans recevoir d’approbation. Regina perdra une autre ASC en août parce qu’elle n’arrive pas à concilier son travail et sa vie personnelle. Le bureau perdra aussi un autre ASC à Saskatoon, qui travaille dans les bureaux de Service Canada. En octobre, la charge de travail à Saskatoon sera divisée entre les deux ASC restants de Regina.

Mesure de suivi : Le SMA PS doit se pencher sur la question de l’embauche d’ASC dans le bureau de secteur de Regina puisqu’il est censé y avoir six ASC et qu’il n’y en a que trois.

• Auranen ajoute que, en Ontario, le nombre de gestionnaires de cas en congé prolongé est extrêmement élevé et que les gestionnaires de cas restants sont en train de s’épuiser.

Le SMA PS répond qu’il a discuté avec la DG, OR, qui se penche sur cette question.

• Coles parle des critères liés à la scolarité des ASC et mentionne que, dans le passé, on a voulu modifier les critères dans certaines régions, ce qu’a refusé le SEAC. Puisqu’il s’agit d’une description de travail générique nationale, on ne peut pas prévoir des critères de scolarité différents d’une région à l’autre. Ce problème constitue un défi, particulièrement dans l’Ouest, lorsque vient le temps de recruter et de maintenir en poste des employés en raison des salaires plus élevés dans le secteur privé. L’exigence d’avoir un diplôme ne fera qu’accentuer le problème.

Dans le passé, les diplômes étaient considérés comme un atout, ce qui est bénéfique du point de vue du perfectionnement professionnel lorsque des postes de gestionnaire de cas sont vacants. Si les critères liés à la scolarité des gestionnaires de cas changent, cela aura un impact sur les ASC, qui avaient prévu, dans leur plan d’apprentissage, satisfaire aux exigences précédentes en matière de scolarité pour pouvoir devenir gestionnaires de cas.

La DG, OR répond que les critères liés à la scolarité pour l’énoncé de mérite ont été révisés en vue des nouvelles descriptions de travail des ASC, des gestionnaires de cas et des gestionnaires d’équipe des services aux clients (GESC). Le tout a été signé par le SMA PS, avant son départ à la retraite, mais n’a pas été distribué puisque certaines questions ont été soulevées, et que la nouvelle SMA PS doit obtenir certains

renseignements. Il ne faut pas oublier que les choses changent, le marché du travail change, tout comme les données démographiques, et que cela était peut-être problématique il y a trois ans dans certaines parties de la région de l’Ouest. Cependant, lorsqu’il en a été question à une réunion de la direction à l’automne dernier avec tous les directeurs de secteur, cela n’a pas été jugé problématique. Il y a plus de problèmes liés au recrutement découlant de la durée des affectations.

En ce qui concerne les employés qui pourraient être touchés, à la lumière des renseignements fournis par les RH, il y a seulement deux ASC qui seraient limités. Cependant, la DG, OR a déclaré qu’on pourrait vérifier à nouveau auprès des RH.

Mesures de suivi : Le SMA PS doit examiner les nouveaux critères liés à la scolarité des énoncés de mérite des ASC, des gestionnaires de cas et des GESC.

M. Bradley se renseigne au sujet du processus utilisé pour examiner les exigences en matière de dotation. Par exemple, dans un bureau de la région de l’Atlantique, il y a deux ASC qui assument par intérim des postes de gestionnaire de cas jusqu’au 31 mars 2014. Ces employés n’ont pas reçu de lettre leur indiquant si leur affectation intérimaire sera prolongée. Par conséquent, leur prolongation n’a pas été traitée à temps et ils ont perdu leur accès au système. L’explication fournie était que les RH/Finances devaient procéder à un examen complet des besoins en matière de gestion de cas. Il faut obtenir des précisions sur la façon dont le processus fonctionne lorsque vient le temps de renouveler des nominations par intérim.

La DG, OR explique que c’est Gestion des programmes et prestation des services (GPPS) qui effectue l’examen, pas les RH/Finances. Certaines mesures de dotation ont été mises en suspens pour s’assurer que l’approbation de dotation est recommandée et demandée pour les bons emplacements.

Y. Thauvette pose une question sur le centre d’accès à Charlottetown pour savoir si on a apporté des modifications à son mode de fonctionnement.

La DG, OR répond qu’un employé WP-02 est présent dans le centre d’accès. Cet employé a un emploi régulier, mais il est disponible si un client se présente au bureau de Charlottetown.

M. Bradley souligne que le centre d’accès de Charlottetown a un impact direct sur le bureau du Nouveau-Brunswick, et est préoccupé par le processus d’aiguillage. Il faut obtenir des précisions sur la nature de son rôle, de quelle façon se font les interactions avec le bureau de secteur, et si on utilise dans ce centre des procédures ou processus opérationnels.

La DG, OR confirme que le centre d’accès doit utiliser les mêmes protocoles que ceux utilisés par les employés dans les bureaux de Service Canada. Le directeur de secteur a récemment déclaré qu’il y avait certains problèmes, et on effectue un suivi auprès de ce dernier et auprès des responsables du centre d’accès.

K. Coles souligne que, à Charlottetown, il y a divers gestionnaires et gestionnaires principaux pouvant appuyer la prestation des services. Cependant, sur le terrain, il y a seulement la DG, OR. Lorsque le SMA PS est absent, très souvent, la DG, OR le remplace, mais personne ne peut la remplacer, elle. Dans les régions, il faut bénéficier d’un soutien stable pour remplacer la DG, OR. La situation est injuste pour la DG, OR et les employés des régions.

Le SMA PS répond qu’il est d’accord et qu’il examine la structure.

M. Bradley remet en question la validité de l’outil de calcul de l’intensité de la charge de travail des ASC maintenant qu’on a mis en place le système de résolution au premier contact (RPC) et le système de transfert d’appels intelligent (TAI). Les ASC sont tellement occupés avec les cas de RPC qu’ils ne peuvent pas s’acquitter de leurs propres tâches. Cela aura pour effet de réduire la quantité de lettres de soins de longue durée, par exemple, qui sont créées, ce qui est l’un des indicateurs utilisés pour attribuer les ressources d’ASC. Elle affirme qu’on s’était engagé à n’apporter aucun changement durant la première année. Cependant, elle est extrêmement préoccupée et craint que cela aura un impact sur les statistiques qui leur sera défavorable.

La DG, OR confirme que son organisation a les mêmes préoccupations et pose les mêmes questions concernant la mise en œuvre du système de RPC, qui n’est pas encore terminée. L’objectif est la mise en œuvre nationale. Cependant, elle va aller de l’avant avec beaucoup de précautions et il y aura des consultations le moment venu.

B. Heidt affirme avoir reçu un courriel à titre informatif qui concernait la Nouvelle Charte des anciens combattants (NCAC). Elle ne l’a pas lu parce qu’elle ne s’occupe pas de la NCAC. Elle a par la suite appris que le courriel contenait une modification importante d’un processus touchant les ASC. Toute modification à un emploi aurait dû être communiquée plus clairement.

Le SMA PS fait remarquer que des notes de service sont communiquées sans qu’on sache clairement à qui elles sont destinées, et des mesures sont prises pour s’assurer qu’il n’y a pas de confusion.

M. Bradley ajoute qu’il y a énormément de façons de communiquer l’information (Wiki, Boîte à outils des SAV et courriels). Ce serait utile que les renseignements soient communiqués d’une façon, pas de trois façons différentes.

Politiques, communications et commémoration (PCC)

Le SMA, PCC présente les mises à jour suivantes :

• Au sein des Politiques, il y a des équipes qui examinent la NCAC en attendant la décision du gouvernement à ce sujet. On met aussi l’accent sur l’emploi des anciens combattants dans les secteurs public et privé. La question de l’itinérance est aussi

abordée, notamment en réunissant des partenaires et des organismes de la collectivité pour s’y attaquer.

• Au sein des Communications, on met actuellement l’accent sur la Journée nationale de commémoration du 9 mai, ainsi que sur la meilleure façon d’appuyer le mieux possible tous les secteurs du Ministère.
• En ce qui concerne la Commémoration, l’effectif est extrêmement occupé par le programme « En route vers 2017 » et par les cinq principaux événements qui auront lieu en 2014-2015. On essaie aussi d’en faire plus pour s’assurer que les employés sont informés des événements.

J. Auranen mentionne que, lorsqu’un événement fait les manchettes, le RNCA reçoit beaucoup d’appels et doit répondre à beaucoup de questions. Lorsqu’on prévoit faire une annonce aux médias, de petites réunions informelles sont tenues afin de préparer les employés du RNCA.

D. Buell affirme que les employés travaillent très dur et qu’ils font beaucoup d’heures supplémentaires, ce qui peut mener à un épuisement professionnel. On parle moins de la conciliation travail-vie personnelle.

Y. Thauvette souligne que demander aux employés de faire des heures supplémentaires sans arrêt peut devenir un cercle vicieux.

La sous-ministre en convient et ajoute que, à un moment donné, cela réduit la productivité et peut mener à des frictions au sein du personnel. On tient des statistiques annuelles et, en fait, moins d’heures supplémentaires ont été faites cette année. Il y a certaines sections au sein de l’organisation où les employés font beaucoup d’heures supplémentaires, et d’autres, où les employés n’en font pas.

J. Auranen souligne qu’il y a beaucoup d’heures supplémentaires non rémunérées parce que les employés veulent quitter le bureau avec un sentiment d’accomplissement.

La sous-ministre affirme qu’il faudrait parler des heures supplémentaires non déclarées et non rémunérées avec les directeurs de secteur et les GESC.

4b).     Le pont sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) (TACRA)

Le président du TACRA présente les mises à jour suivantes :

• Le TACRA continue de travailler à la modification des procédés administratifs et a commencé un examen exhaustif de la préparation et du contenu de l’énoncé de cas.
• Le TACRA attend les résultats d’une vérification réalisée par le Bureau du contrôleur général sur la protection des renseignements personnels et est encouragé à l’idée

que les renseignements que nous lui avons fournis lui permettront d’obtenir une fiche de rendement positive.

• Le personnel participe aux travaux liés à Objectif 2020, et plusieurs rapports peuvent être consultés en ligne.
• Certains changements organisationnels ont été apportés au niveau des directeurs dans le but de rajuster le travail de deux directeurs et de mieux refléter la charge de travail et l’alignement des fonctions.
• Le TACRA a été aux prises avec six situations de réaménagement des effectifs (RE) découlant d’un manque de travail ou de l’élimination d’une fonction. Quatre situations ont été réglées (trois de façon volontaire et un échange) et deux employés ont été excédentaires durant une courte période. Le TACRA fait preuve de diligence et travaille en collaboration avec un consultant en RH pour garantir le placement de ces employés.
• En ce qui concerne le budget, le TACRA termine l’exercice actuel avec une bonne situation financière et met la dernière main à ses affectations budgétaires de l’exercice en cours. Le budget a été réduit lorsque la législation a été modifiée dans le but de réduire le nombre de membres permanents pour qu’il passe de 29 à 25.

On fera un suivi étroit du budget, surtout en ce qui concerne les dépenses discrétionnaires comme les déplacements.

D. Buell demande des renseignements sur les six situations de RE et demande des précisions concernant les deux employés qui ont été excédentaires pendant une brève période.

Mesure de suivi : Le président du TACRA fera un suivi et fournira de plus amples renseignements concernant les deux employés qui ont été excédentaires pendant une brève période.

Y. Thauvette souligne qu’il a été surpris lorsqu’il a été informé de la réorganisation du TACRA parce qu’il n’avait été aucunement question de compressions durant la réunion de septembre 2013 du CCPSN.

Le président du TACRA répond qu’il ne l’a appris qu’à son retour de la réunion de septembre 2013.

5. Transformation/Objectif 2020

Le directeur général, Coordination et liaison stratégiques (CLS) et Transformation présente les mises à jour suivantes :

• On entreprend la quatrième année du processus de transformation. Des 33 projets, 21 sont maintenant clos, et 12 sont encore en cours et se poursuivront cette année et l’année prochaine. La transformation est terminée à environ 62 %. ACC analyse les projets terminés pour s’assurer que les résultats escomptés ont été obtenus.
• Objectif 2020 :

• La sous-ministre a fourni une mise à jour au greffier du Conseil privé en février 2014, et le document a été affiché sur le wiki d’ACC et GCPédia.
  • Le thème est l’engagement. La sous-ministre a participé à certaines séances d’engagement des employés qui ont été très appréciées. Elle prévoit organiser d’autres séances.
  • Le greffier commencera à utiliser l’expression « Destination 2020 », et son rapport au premier ministre devrait bientôt être communiqué.
  • À la mi-mai, il y aura une autre ronde d’engagement auprès des employés.
  • On mettra l’accent sur l’élaboration de politiques et la prestation de services novatrices, les couches de gestion et procédurales, la réduction de la bureaucratie interne, les nouvelles technologies à l’appui d’un milieu de travail moderne, la formation et le perfectionnement et la rationalisation des RH.

Y. Thauvette se demande si tous les ministères ont le même point de vue et la même approche et si Objectif 2020 engendrera plus de compressions ou plus de privatisations.

Le DG, CLS et Transformation répond qu’on demande aux ministères de chercher des façons novatrices d’améliorer le milieu de travail et de créer de nouvelles façons de servir les Canadiens. Même s’il y a de légères différences d’un ministère à l’autre, les rapports présentent des thèmes généraux semblables.

M. Bradley indique qu’elle n’est pas à l’aise avec l’initiative Objectif 2020 puisqu’elle n’a pas eu le temps de s’informer. Il semble s’agir pour elle d’une autre façon de parler de transformation. Elle demande aussi s’il y a des statistiques sur le nombre d’employés de première ligne qui participent et qui formulent des suggestions et communiquent des idées créatives.

Le DG, CLS et Transformation répond qu’il n’a aucune réponse précise à fournir puisqu’il y a de nombreuses façons différentes de participer. Le groupe de travail est actuellement restructuré, et on y intégrera certains employés de première ligne.

La sous-ministre ajoute que les employés de première ligne se sentent souvent marginalisés. ACC cherche des façons de revitaliser le Comité consultatif des opérations en région.

D. Buell pose des questions au sujet de la mise à jour au greffier et se demande si le document est accessible sur le wiki.

Le DG, CLS et Transformation répond que le rapport figure sur le wiki d’ACC et sur GCPédia. Cependant, on peut fournir une copie puisque Y. Thauvette et K. Coles n’y ont pas accès.

Mesure de suivi : Le DG, CLS et Transformation fournira au SEAC une copie du rapport de février sur Objectif 2020.

Y. Thauvette remarque que même s’il est opportun de demander à de jeunes employés de nouvelles idées, ils n’ont souvent pas beaucoup d’expérience et peuvent manquer de clairvoyance.

6. Le point sur le budget du Ministère

La SMA RHSM précise que le budget des dépenses du Ministère a été déposé. Le Ministère affiche des dépenses d’environ 3,6 milliards de dollars, dont 90 % sont transférées directement aux clients. Le nombre d’ETP prévus du Ministère est 2 834, ce qui comprend le Bureau de l’ombudsman des vétérans et l’Hôpital Sainte-Anne. Les principales priorités consistent à honorer ceux qui ont servi le Canada, procéder au transfert de l’Hôpital Sainte-Anne, moderniser le Ministère et promouvoir le traitement équitable des anciens combattants.

Y. Thauvette a une question en ce qui concerne l’annonce par le gouvernement qu’il augmentait le budget d’Anciens Combattants de près de 5 milliards de dollars. Il veut savoir où est cet argent et de quelle façon il a été dépensé.

La sous-ministre répond que, lorsqu’on prend les niveaux budgétaires de 2006 d’ACC et qu’on y ajoute les augmentations chaque année, le résultat est actuellement de 5,2 milliards de dollars.

M. Bradley pose des questions sur l’utilisation des heures supplémentaires et son impact sur le budget. Est-il plus économique de faire faire des heures supplémentaires aux employés et de risquer l’épuisement professionnel que d’embaucher le bon nombre d’employés qui pourront faire le travail durant leurs heures normales de travail?

La sous-ministre répond que la gestion des heures supplémentaires dépend de la situation : s’agit-il d’une pointe temporaire ou d’une augmentation à long terme de la charge de travail que l’on ne peut pas gérer d’une autre façon?

Le SMA PS ajoute qu’il a examiné ces chiffres en détail.

K. Coles indique que deux des secteurs où il y a beaucoup d’heures supplémentaires dans à l’administration centrale sont Décisions relatives aux pensions et Rémunération. La situation dure depuis un certain temps et certains des employés se sont maintenant habitués à ce revenu supplémentaire.

7. Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015

Y. Thauvette aborde la question de la portion de l’analyse du risque du Rapport sur les plans et les priorités (RPP), et plus précisément le risque suivant : « la modernisation du mode de prestation des services d’ACC ne soit pas terminée comme prévu et ne réponde pas aux besoins des vétérans, des membres des FAC et de leurs familles. »

La SMA, RHSM répond qu’on demande au Ministère d’être très honnête au sujet de toute la fourchette de risques pouvant être cernés au moment d’établir le profil de risque de l’organisation. On demande au Ministère d’inclure les risques les plus importants dans son RPP et de trouver des façons de les atténuer.

Le DGRH ajoute que le profil de risque est hypothétique, tout comme les stratégies d’atténuation mises en place pour s’assurer que les risques ne se concrétisent pas.

M. Bradley affirme qu’il est difficile de savoir si le Ministère s’est acquitté de cette tâche parce qu’il ne réalise plus d’enquêtes sur la satisfaction des clients.

Le DGRH répond que le profil de risque de l’organisation définit aussi les indicateurs de rendement.

8. Embauche prioritaire – Forces armées canadiennes

Le SMA, PCC affirme que le ministre d’Anciens Combattants a annoncé le 7 novembre 2013 que les anciens combattants libérés des Forces armées canadiennes (FAC) pour des raisons médicales, de la Force régulière ou de la Force de réserve, et qui ont été blessés au service du Canada seront traités en priorité (priorité légale) lorsqu’il y a des postes vacants au sein de la fonction publique fédérale. Des recherches ont montré que la plupart des anciens combattants réussissent la transition, contrairement à ce qui est dit dans les médias. Cependant, ceux qui ont de la difficulté sont ceux qui ont été libérés pour des raisons médicales. Cette initiative est un autre outil dans la boîte à outils des anciens combattants blessés qui quittent les FAC en raison d’une blessure liée à leur service. On ne prend pas de mesures d’adaptation dans le milieu militaire.

M. Bradley se demande qui détermine les critères d’admissibilité.

Le SMA, PCC répond qu’il s’agit de la tâche d’ACC.

9. Le point sur le projet sur les processus opérationnel commun des ressources humaines

Le DGRH explique que le processus opérationnel commun des ressources humaines (POCRH) est une initiative pangouvernementale visant à s’assurer que les pratiques en matière de RH à l’échelle des ministères sont uniformes et appropriées. Le 1er avril 2014, les ministères devaient avoir cerné leur plan et avoir mis en place toutes les initiatives entreprises pour satisfaire aux exigences du POCRH. ACC a satisfait à toutes ces exigences. Ces pratiques permettront aux gestionnaires de pouvoir prendre des décisions en évitant la bureaucratie et les lourdeurs administratives.

M. Bradley demande si cela ressemblera à Services partagés Canada, et s’il y aura un service des RH commun pour tout le pays.

Le DGRH répond que ce n’est pas l’objectif du POCRH.

10. Les contrats pour SFTDSS et pour la gestion des dossiers

Le SMA PS explique que le nouveau contrat lié au SFTDSS a été accordé à Croix Bleue Medavie. Le contrat actuel prend fin le 31 juillet 2015, et le nouveau contrat entrera en vigueur le 1er août 2015. Ce nouveau contrat inclut le contenu du contrat actuel et plus de points d’accès, une innovation accrue, des délais d’attente réduits et plus d’options libre-service.

J. Auranen demande quand l’effet commencera à se faire sentir.

Le SMA PS répond que les employés du Centre d’autorisation de traitements (CAT) ont déjà été informés, que le travail visant à transférer les employés du CAT dans d’autres domaines d’activités a été entrepris et que les employés ont été remplacés par des employés nommés pour une période déterminée.

J. Auranen souligne que les CAT font certaines choses pour les clients en réadaptation et demande si Medavie le fera et si l’entreprise s’acquittera de plus de tâches, ce qui pourrait avoir un impact sur les ASC qui veulent obtenir des autorisations.

La DG, OR ajoute qu’elle se pose certaines des mêmes questions et qu’elle obtiendra de plus amples renseignements le 11 avril 2014 en ce qui concerne les détails du nouveau contrat.

M. Bradley a plusieurs questions détaillées qu’elle accepte de transmettre à Y. Thauvette et K. Coles, qui les transmettront à la DG, OR avant la séance d’information sur le contrat.

Y. Thauvette demande combien de temps le contrat sera en vigueur.

La sous-ministre répond que le contrat durera environ 12 ans, selon l’utilisation ou non des années d’option.

Le SMA PS explique qu’ACC a conclu un contrat avec une entreprise privée, Iron Mountain Canada, qui lui fournira des services d’entreposage, surtout depuis que Bibliothèque et Archives Canada n’offre plus ce genre de services d’entreposage. ACC procède à la transition vers Iron Mountain depuis novembre 2013. Il mentionne que la transition ne s’est pas faite sans heurts et qu’il y a eu des problèmes liés au respect des délais et à la numérisation.

Y. Thauvette demande s’il s’agit d’un contrat fondé sur les transactions. Il a une copie du contrat qui indique un coût de 5,9 millions de dollars sur sept ans. Y a-t-il des coûts supplémentaires facturés au Ministère chaque fois qu’un dossier est demandé ou retourné?

La DG, OR répond qu’il s’agit d’un contrat fondé sur les transactions.

La sous-ministre ajoute que le montant global indiqué sur le contrat (5,9 millions de dollars) est la somme de toutes les transactions prévues.

• Auranen précise que, selon elle, lorsqu’un dossier est demandé à Iron Mountain, il faut ensuite le conserver à l’interne. Elle a aussi une question concernant les documents à classer et demande si des dossiers sont créés pour les documents qui arrivent au centre de gestion. Elle a une autre question concernant la période de conservation des dossiers et si une décision a été prise à ce sujet. Les dossiers d’Anciens Combattants ne peuvent pas être détruits.

La DG, OR répond qu’il y a deux enjeux : la gestion des dossiers archivés et la gestion des dossiers actifs. Le processus pour les dossiers archivés devrait être très clair et conforme aux politiques et lignes directrices en place. En ce qui concerne les dossiers actifs, les processus provisoires ont été mis en place en raison du court délai de la transition. Les processus sont encore mis au point actuellement. ACC n’avait pas une bonne idée des quantités de documents à classer. Dans le cas des documents à classer, l’idée est de ne pas les retourner à Iron Mountain, mais de les numériser afin qu’ils soient sur support électronique et pas sur support papier. L’objectif est de délaisser les documents papier au profit du support numérique.

• Coles souligne que l’ancien SMA PS avait déclaré qu’il reviendrait aux différents ministères de décider s’ils allaient impartir cette fonction ou l’offrir à l’interne. Elle demande si ACC est au courant de certains ministères qui ont décidé d’offrir la capacité à l’interne plutôt que de l’impartir.

Le SMA PS répond qu’il connaît plusieurs ministères qui utilisent Iron Mountain, mais n’est au courant d’aucun ministère qui aurait décidé d’assurer l’entreposage de ses documents papier à l’interne.

11. Les modalités de travail flexibles

B. Heidt soulève la question des modalités de travail flexibles et de la conciliation travail-vie personnelle. À mesure que le nombre d’employés dans les bureaux diminue, on dit de plus en plus aux employés qu’ils doivent travailler durant les heures de travail normales. Ils bénéficient donc de moins de souplesse au moment de définir leurs heures de travail et ils risquent de perdre leurs horaires de travail comprimés. La règle à Regina est qu’il doit y avoir au moins trois personnes dans le bureau. Les plus gros bureaux ne sont pas touchés. Les employés sont troublés à l’idée de perdre leur journée de congé que permet leur horaire de travail comprimé ou toute autre modalité de travail flexible.

Le DGRH répond qu’un grand nombre d’employés au sein de l’organisation (environ 25 %) ont un horaire de travail comprimé. Il faut trouver le juste équilibre entre les modalités de travail flexibles et le besoin de prendre des vacances.

K. Coles ajoute que les principaux défis, quel que soit le bureau, c’est de fournir un service direct au client et les Communications. Ce serait intéressant de voir combien d’employés ont un horaire comprimé dans l’administration centrale de Charlottetown. Avant, ACC était considéré comme le 11e ministère où il fait bon travailler au sein de la fonction publique fédérale, mais c’est maintenant le ministère qui affiche le plus haut taux de congés de maladie.

La sous-ministre rappelle que les statistiques sur les congés de maladie sont touchées par le fait que l’Hôpital Sainte-Anne est inclus et que les taux de congés de maladie sont très élevés là-bas. ACC affiche aussi un plus haut pourcentage de femmes au sein de son effectif que la moyenne de la fonction publique, et l’effectif d’ACC est plus âgé que la moyenne de la fonction publique. Il ne faut pas nécessairement éliminer les semaines de travail comprimées, mais il faut les gérer en tenant compte des vacances.

M. Bradley souligne qu’un des éléments les plus vendeurs de RPC était que les plus petits bureaux bénéficieraient de plus de souplesse.

La DG, OR explique que RPC n’a pas encore été mis en œuvre à l’échelle nationale. Une fois que cela aura eu lieu, il y aura plus de souplesse.

• Auranen demande combien d’employés bénéficient d’un horaire comprimé régulier par rapport à ceux qui ont un demi-horaire comprimé (c. à d. un jour aux quatre semaines).

Mesure de suivi : Le DGRH fournira au SEAC une ventilation du nombre d’employés bénéficiant d’un horaire comprimé régulier et d’un demi-horaire comprimé.

1. Le point sur la classification

Le DGRH explique que, d’ici un mois, ACC aura réalisé environ les deux tiers du processus lié aux descriptions de travail génériques. ACC planche actuellement sur les Opérations centralisées, GPPS, les RH et les Communications. Il y a eu très peu de reclassification ascendante ou descendante et plus de reclassifications latérales. On devrait terminer le travail pour ces quatre groupes d’ici mai, ce qui signifie qu’il restera les Opérations en région, la Commémoration et les Politiques. Une fois ces secteurs terminés au cours des 12 à 15 prochains mois, on aura terminé le processus lié aux descriptions de travail génériques.

• Coles souligne que des appels ont été reçus d’employés qui ont fait l’objet d’une reclassification latérale dans le groupe WP. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a modifié la définition du groupe WP, qui deviendra le groupe RP (Réadaptation et réintégration). Bon nombre d’employés du groupe WP ne pourront pas rester dans le nouveau groupe RP. Par conséquent, il faudra modifier à nouveau leur classification vers 2017.

13. Employés d’ACC/Service Canada

Y. Thauvette souligne que, depuis le début, on croyait que tous les postes d’ACC situés dans les bureaux de Service Canada seraient des ASC, pas des gestionnaires de cas ni des GESC. Le SEAC a été très surpris d’apprendre qu’il y a dans ces bureaux différents postes.

La DG, OR répond qu’ACC voulait limiter ces postes à des postes d’ASC. Cependant, cela n’a pas fonctionné.

Le SMA PS ajoute que, dans tous les emplacements à une exception, il s’agissait d’employés touchés.

B. Heidt donne l’exemple d’une ASC de Regina qui s’est rendue à Saskatoon en vacances. Elle est allée dans un bureau de Service Canada et a demandé à voir le représentant d’Anciens Combattants. Elle s’est fait dire qu’« Anciens Combattants est fermé. Les bureaux étaient au cinquième étage, mais ils sont maintenant fermés ». L’ASC a répondu qu’elle savait que les bureaux étaient fermés, mais qu’elle aimerait tout de même voir le représentant d’Anciens Combattants. Encore une fois, on lui a dit que « les bureaux d’Anciens Combattants étaient fermés ». Elle a alors expliqué qu’elle était une employée d’Anciens Combattants de Regina et qu’elle voulait voir l’ASC. On lui a ensuite dit qu’il n’y avait pas de problème et on lui a présenté l’ASC.

B. Heidt se demande si on tient des statistiques sur les personnes qui se présentent dans ces bureaux et si, oui ou non, des statistiques seront utilisées pour déterminer si on maintiendra ces postes après le 31 octobre 2014.

Le SMA PS répond que, même s’il n’avait jamais entendu parler de cet exemple précis, il a entendu parler d’autres exemples et que la question a été soulevée auprès de Service Canada.

M. Bradley affirme qu’elle a examiné le document qui décrit les situations concernant lesquelles un client peut avoir accès à un employé d’ACC et qu’elle trouve les critères très restrictifs. Elle craint que des clients passent à travers des mailles du filet.

Le SMA PS répond qu’un représentant d’Anciens Combattants doit être sur la première ligne. Les employés de Service Canada ne sont pas censés déterminer l’admissibilité.

Y. Thauvette demande s’il est possible d’obtenir des indicateurs sur le nombre de clients.

Le SMA PS répond qu’il y a eu 144 personnes qui se sont présentées dans ces 8 bureaux. Cependant, la décision ne sera pas fondée uniquement sur l’achalandage. Les employés d’ACC resteront dans ces emplacements aussi longtemps qu’il le faudra.

14. Formes expédiés par Postes Canada

M. Bradley souligne qu’elle a appris que des employés reçoivent des appels téléphoniques de personnes de l’administration centrale qui leur demandent pourquoi ils n’ont pas utilisé l’option de courrier externe. Ils ne devraient pas recevoir des appels directement de l’administration centrale.

Le deuxième commentaire de M. Bradley est que ce projet est une autre initiative d’amélioration qui était bien belle sur papier, mais qui rend la situation plus complexe sur le terrain. Actuellement, seulement quelques formulaires sont assortis de l’option d’envoi postal externe. L’invite pour sélectionner l’envoi postal externe, l’impression locale et l’envoi postal ou terminer sans imprimer n’est offerte qu’une fois le formulaire rempli, sauvegardé et finalisé dans le système. Pour savoir si on peut envoyer le formulaire par envoi postal externe, il faut créer, sauvegarder puis finaliser le document. La procédure normale consiste à imprimer le formulaire alors qu’il est encore ouvert. Il faut maintenant fermer le formulaire et le finaliser, puis le rouvrir et l’imprimer si ce n’est pas possible de procéder à un envoi postal externe. Bon nombre des formulaires pouvant faire l’objet d’un envoi postal externe doivent aussi être assortis d’une lettre d’accompagnement.

La DG, OR souligne que ces enjeux ont été portés à son attention et qu’elle se penche sur la situation. Elle convient que le processus doit être rationalisé puisqu’il est plus complexe que prévu initialement.

15. Services essentiels

Y. Thauvette indique que des changements ont été apportés aux services essentiels par le truchement du projet de loi C 4 et demande de quelle façon le Ministère déterminera à l’avenir les services essentiels.

Le DGRH répond que la définition de service essentiel n’a pas changé. Le Ministère est responsable de cerner les postes essentiels. La liste sera créée, y compris des justifications détaillées, et le SCT sera responsable de la consultation des syndicats.

Y. Thauvette demande si le SCT consultera toutes les composantes.

Mesure de suivi : Le DGRH déterminera si le SCT consultera chaque composante ou l’AFPC à l’échelle nationale.

K. Coles indique que, dans le passé, les Relations de travail ministérielles rencontraient le SEAC et examinaient chaque poste essentiel proposé. L’examen était détaillé, et on en venait à une entente. Elle se demande si ACC s’appuiera sur cet accord ou si le Ministère recommencera tout du début.

Le DGRH répond qu’ACC ne recommencera jamais à zéro. Le Ministère examinera la liste la plus récente des postes essentiels et fera des ajouts ou enlèvera certains postes, au besoin.

K. Coles souligne que la liste sera transmise directement au SCT et que le SEAC ne sera pas informé.

Le DGRH répond que c’est ce qu’il croit savoir.

16. Comité pour l’équité en matière d’emploi

J. Auranen se questionne sur le statut des comités sur l’équité en matière d’emploi puisque le Comité consultatif national de la diversité et de l’équité en emploi (CCNDEE) a été dissout. Qu’arrivera-t-il de façon générale au comité sur l’équité en matière d’emploi?

Le DGRH répond que le CCNDEE a été dissout puisque bon nombre des membres n’étaient plus là. Kim Andrews, directrice générale p.i., Direction générale de la vérification et de l’évaluation, assume le rôle de champion de l’équité en matière d’emploi et de la diversité. Elle a l’intention de renouveler le comité. Une proposition sera soumise au CHD plus tard durant le mois sur la façon dont on procédera à la restructuration.

Y. Thauvette demande si le SEAC sera consulté et s’il s’agira d’un comité national ou d’un comité régional.

Le DGRH répond que Kim Andrews présentera une proposition sur la nouvelle structure du comité national et qu’il s’attend à ce que les syndicats soient consultés et inclus.

17. Autres points

K. Coles demande quand aura lieu la prochaine réunion en personne du CCSP des Opérations en région. Si la réunion ne peut pas être organisée en mai, aura-t-elle lieu à l’automne?

La DG, OR répond que la Directive sur les voyages complique les choses puisqu’on encourage les employés à tenir davantage de téléconférences et de vidéoconférences. Elle envisage de tenir les réunions des CCSP des Opérations en région et du RNCA une après l’autre puisque certains directeurs exclus doivent être là.

K. Coles propose que les membres du SEAC se déplacent à Montréal pour la réunion, et que les directeurs de secteur puissent y participer par téléconférence ou vidéoconférence. Idéalement, la réunion aura lieu à l’automne (septembre/octobre) et il y en aura une autre au printemps (avril/mai).

18. Prochaine réunion

Pour l’instant, la prochaine réunion est prévue durant la semaine du 20 octobre 2014.